Cómo organizar eventos online hoy

Todavía no sabemos cómo serán los eventos después del COVID, lo que sí sabemos es que, a corto y medio plazo, los virtuales cobrarán un gran protagonismo. Te contamos más en este post.

La COVID-19, y la situación que de ella ha derivado, ha supuesto que muchas empresas cancelaran sus reuniones corporativas, conferencias, presentaciones, etc. Y lo mismo ha sucedido en el ámbito privado, con la suspensión o el aplazamiento de muchas bodas. Sin embargo, existe otra forma de hacer las cosas, los eventos virtuales.

Aunque no son ninguna novedad, en tiempos de cambio como los actuales se han convertido en la solución que nos permite seguir adelante con nuestras vidas y, en el caso de las organizaciones, mantener la información corporativa fluyendo, tanto con los empleados, como con los clientes, stakeholders y el público en general. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

¿De qué hablamos cuando hablamos de eventos online?

Empecemos este artículo dejando claros algunos conceptos. Podemos definir un evento virtual u online como aquél en el que anfitriones e invitados o asistentes se relacionan entre sí a través de una plataforma virtual. Sus formatos son numerosísimos y muy variados, desde videoconferencias, webinars, talleres, demostraciones o presentaciones de productos, entrevistas, sesiones de preguntas y respuestas… hasta congresos o ferias online.

Las plataformas de streaming, por otro lado, son aquellas que nos permiten retransmitir un evento en tiempo real desde donde este se produzca. Nos referimos a YouTube Live, Facebook Live o Twitch, por nombrar solo algunas de las que hay disponibles en el mercado.

¿Qué ventajas te ofrece organizar eventos virtuales?

Pues muchas y, lo más importante: van más allá de las meramente relacionadas con la actual situación de pandemia y distanciamiento social que estamos viviendo, de ahí que su penetración haya ido creciendo gradualmente durante los últimos años.

Para empezar, los eventos online son muy versátiles, ya que te permitirán decidir si retransmites tu evento solo para una audiencia interna (empleados, clientes, accionistas…) o en abierto para todo el mundo. Además, gracias al subtitulado evitarás las barreras idiomáticas y, al poder grabarse, podrás difundirlo también una vez finalizado y utilizarlo en otras campañas.

Este tipo de eventos, por otro lado, son más asequibles que los presenciales, ya que los costes de producción se ven reducidos, y eliminan las barreras geográficas, pudiendo llegar a un público más amplio. En este sentido, además, al evitar el desplazamiento, verás como la asistencia crece.

Asimismo, optando por retransmitir tu evento podrás incrementar tu lista de contactos y, gracias a la interacción inmediata, mejorar el engagement de tus audiencias. Sin olvidar que la mayoría de las plataformas de streaming te dan acceso a un sinfín de datos que te permitirán medir el ROI del evento.

¿Qué debo tener en cuenta para organizar evento virtual?

Aunque la organización de un evento virtual pueda parecer más sencilla, en ningún caso puede dejarse a la improvisación. Contar con una buena planificación sigue siendo imprescindible. Una planificación que incluya los objetivos, la audiencia, el formato, las herramientas, los recursos, el presupuesto, etc. Entre los aspectos que debes tener en cuenta para garantizar el éxito de tu evento destacan:

  • Contar con una conexión de Internet de calidad (y un plan de contingencia por si fallara). Sin ella, no hay streaming que valga.
  • Saber dónde está tu audiencia, cuál es su huso horario, qué posibilidades de conexión tiene o cuál es su idioma es tan vital para un evento online como conocer sus intereses.
  • Planificar la difusión del evento, tanto antes, como durante y después. En este sentido las redes sociales serán clave.
  • Sorprender a tus invitados y asistentes introduciendo creatividades audiovisuales como animaciones Motion Graphics, vídeos introductorios, cortinillas, etc. El objetivo es hacerle mucho más interesante el evento.
  • Cuidar el set para que resulte visualmente atractivo para el espectador. En este sentido, jugarán un papel importante tanto el atrezzo como la iluminación.
  • Elegir un proveedor 360° que se encargue tanto de los aspectos técnicos como de los creativos.

En Kamal Events hemos creado un nuevo servicio de realización y creación audiovisual para retransmisiones en streaming, que te permitirá realizar retransmisiones en directo a través de plataformas de streaming con calidad profesional y realización audiovisual.

Ofrece a tus audiencias eventos online atractivos y eficientes con multicámara y sonido de alta calidad y la posibilidad de añadir un set personalizado y diferentes contenidos audiovisuales. ¡No dudes en contactar con nosotros si quieres saber más!


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