Evento corporativo Mercat del Born

Los entresijos de la organización de un evento de envergadura

Eventos hay de muchos tipos y cada uno de ellos tiene sus propias exigencias. Si la semana pasada os hablábamos de cómo se organiza una boda, en el artículo de hoy nos gustaría contaros qué hay detrás de la organización de un evento corporativo de gran tamaño y lo haremos centrándonos en una de nuestras más recientes experiencias: la producción audiovisual para ITB de dos eventos, uno en el Mercat del Born y otro en el MNAC.

Cómo os podéis imaginar, la producción de un evento de esa magnitud no se improvisa. El trabajo empieza casi un año antes. En colaboración con nuestros clientes, ITB, empezamos a idear cómo sería el concepto visual, qué colores incluiríamos, qué tipo de iluminación, si sería dinámica o estática – la diferencia radica en si los colores van cambiando o no -, si habrá actuaciones o no, etc. Un sinfín de decisiones que suponen trabajar codo con codo durante semanas y que concluyen con una propuesta técnica formal, un render en 3D, para que el cliente se haga una pequeña – o no tan pequeña – idea de cómo quedarán los espacios.

Tras eso, siguen varias semanas de negociación con el cliente, tanto creativa como técnica. Puede suceder que tu propuesta no encaje totalmente con la idea que tenía el cliente final, pero ahí es donde entra en juego tu experiencia, tu saber hacer. La meta: llegar a un diseño consensuado sin tener que renunciar a tus convicciones. No es una labor fácil pero como empresa tenemos claro que lo importante es realizar un producto totalmente a medida para cada cliente y que, para ello, es necesario ser flexible al trabajar.

Bien, ya tenemos claro el concepto artístico. ¿Cuál es el siguiente paso? Pues la producción y logística del evento. Es decir, sabemos qué vamos a hacer pero, ¿cómo lo haremos? Hay muchos factores que debemos tener en cuenta. Algunos puramente técnicos, como, por ejemplo, donde colocaremos los dispositivos de iluminación, sonido o vídeo. En este sentido resulta de vital importancia la figura del Rigger – un profesional que se dedica a dar puntos en los techos con el objetivo de colgar tus estructuras de forma segura y eficaz -.

En este punto debemos contar con las características de cada localización, no siempre puedes colocar el material donde quieras, el espacio puede tener limitaciones. Por ejemplo, el Mercat del Born es un emplazamiento relativamente nuevo, en él no se han realizado demasiados eventos corporativos de este tamaño. No obstante, al final, eso no supuso ningún problema y el diseño pudo adaptarse perfectamente.

Por supuesto, una vez colocadas las estructuras, se mantienen reuniones con el cliente en los emplazamientos para que conozcan todos los detalles acerca del proceso y de cómo se realizará. Es normal que haya cambios de última hora, pero ahí es donde entra tu capacidad de reacción para readaptar lo que sea necesario.

Siguiendo con la logística de la producción, a medida que se va acercando el día D, hay que ir cuadrando el personal, los transportes, el material, las dietas, los horarios… Coordinar un equipo de más de 20 personas – entre montadores, técnicos, transportistas, etc. -  no es fácil. Además, no hay que olvidarse de gestionar los permisos. Un trabajo duro, pero sin duda enriquecedor.

En el proceso de montaje toca ser más resolutivo que nunca, ya que pueden surgir contratiempos de todo tipo, pero, si mantienes la calma, no hay obstáculo que no puedas salvar. En este sentido, el hecho, como empresa, de contar con toda una infraestructura detrás te hace sentir totalmente seguro, ya que sabes que podrás reaccionar con prontitud ante cualquier eventualidad.

Ah, y si hay que estar atento al proceso de montaje, no hay que estarlo menos al de desmontaje. Un proyecto de esta envergadura requiere de una logística especial que hay que consensuar con los responsables del espacio. Todo debe quedar muy claro: a qué hora estará todo listo, como se desmontará, a qué hora se bajará el puente de iluminación, las grúas, los camiones, etc.

Pasando al diseño de los dos eventos que os hemos mencionado, como podéis ver en las fotografías que ilustran este artículo, en el Mercat del Born apostamos por una iluminación central colgada de dos trusses de 16 metros y por una iluminación perimetral con 12 tótems. Con ésta “manchábamos” tanto las ruinas como el techo, sin olvidarnos de iluminar de forma puntual la cartelería y la señalización del espacio. La idea era hacer un degradé de colores por todo el espacio. Además de esta iluminación espectacular colocamos 22 lámparas inalámbricas – de fabricación propia -, que nos ayudaron a dar puntos de luz a los bufets.

En el caso del MNAC, al ser un espacio en el que ya habíamos trabajado anteriormente, todo el montaje fue mucho más fácil. Tan pronto los Riggers colocaron los puntos, pudimos colgar el material sin ningún tipo de problema. En este sentido, una complicación extra fue la instalación de unos motores especiales que permitían que unos acróbatas pudieran moverse por la estructura subiendo y bajando. El efecto era realmente fantástico. En cuanto a la iluminación, decidimos hacer distintas escenas para la cena y para el show, de forma que cambiase de manera considerable el aspecto de la sala.

Siguiendo con el evento en el MNAC, tras la cena – que se celebró en la Sala Oval -, siguió una fiesta en la cúpula animada por un DJ vintage. Nuestra contribución en este punto fue, a parte de la iluminación y el sonido, la decoración de la parte trasera del set con una pantalla retro incrustada en la que se proyectaron imágenes de principios del siglo XX.

Al final, todo fue un gran éxito. Merece totalmente la pena el casi un año de trabajo que ha costado producir un proyecto de esta envergadura. Y, por supuesto, agradecer a todo el equipo humano que colaboró en hacerlo posible, sin cada uno de ellos no lo hubiéramos logrado.

Fotos: ITB dmc